Open Space, oficina “abierta”, un espacio común que fomenta la productividad y el trabajo en equipo
Durante los años de la crisis hemos oído, frecuentemente, declaraciones de algunos ejecutivos y empresarios que achacaban su falta de competitividad a factores externos, esos mismos que fueron denunciados como los culpables del cierre de empresas y del incremento del paro. Es decir, elementos no controlables por los dirigentes de las empresas. No sabremos nunca, con precisión, cuánta razón tenían o en qué medida eran excusas para no afrontar cambios y encarar la crisis como una oportunidad. Difícil saberlo y merecería estudiar, caso por caso, cuáles fueron las razones. Lo cierto es que la competitividad en las empresas se apoya sobre tres pilares: la habilidad para interpretar lo que pasa, la agilidad para adaptarse y la eficacia para responder. Los buenos empresarios, además, con crisis o sin crisis, analizan constantemente la actividad de la empresa, buscan el mejor nivel de información y el mayor número de canales útiles, revisan la cadena de valor integrando tecnología, cambiando cultura y actitudes, miden constantemente los factores de riesgos y rediseñan, desde todos sus aspectos, la empresa. Este rediseño, también logístico y material de los espacios en los que se trabaja se está desarrollando cada vez más, con la idea de crear y consolidar culturas colaborativas al interno de las empresas, aumentar la coordinación y la confianza y fomentar la comunicación.
El “Open Space” materializa las ideas más actuales en las áreas de trabajo. Se caracteriza por plantear ambientes flexibles, polivalentes, dinámicos y multifuncionales donde un grupo de personas puede desarrollar sus tareas de una manera cómoda y eficaz. Se impone cada vez más este tipo de espacios porque fomenta la participación horizontal para obtener como resultado unos altos niveles de rendimiento grupal. Estos espacios son un acicate para dejar de enfocar el “yo” y crear el “nosotros”. Se colabora más y se persigue una meta en común. De hecho, cuando se trabaja en equipo los esfuerzos de los miembros se potencian, se disminuye el tiempo de acción y se aumenta la eficacia de los resultados.
Los avances tecnológicos e informáticos y la seguridad han influido positivamente en la concepción espacial, la organización y en la decoración de los interiores. Aunque depende mucho de la actividad que cada empresa realice, cada vez más puede almacenarse toda la informacion en formato digital. Esto hace que desaparezcan armarios y pesadas estanterías y otro tipo de archivadores y mobiliario para almacenar y clasificar material y documentos.
También la decoración en los ambientes laborales va cambiando y transformándose. Aunque no hay reglas estipuladas, las opciones son cada vez más sorprendentes; en ellas el colorido, el ingenio y los recursos se ponen al servicio de la funcionalidad. Así, cada zona de la empresa tiene su propia personalidad y su propia función, garantizando la comodidad y la atmosfera adecuada para quienes trabajan en ella. Cada vez más, se tiran paredes, se estudia un uso eficiente del espacio y se dan soluciones como la de habilitar salas de juntas, que sirven de refugio para cuando los empleados necesiten silencio o un espacio para reunirse con alguien.
Estos nuevos espacios en las empresas son el futuro, mientras las oficinas tradicionales, donde cada uno tiene su despacho, están en vía de extinción. Según un estudio de 2010, llevado a cabo por International Facility Management Association, cerca del 70% de las empresas en Estados Unidos es de tipo “Open Space” y su número aumenta cada vez más.
En los últimos cinco años el Studio Gensler Major Global Architecture Player ha analizado a más de 70.000 personas provenientes de 130 empresas entre las que se encuentran las más importantes a nivel mundial, para conocer sus modelos y sus ambientes de trabajo. Un análisis que partía de un asunto base. La producción de valor en una oficina se estructura sobre cuatro componentes fundamentales: focalización, colaboración, aprendizaje y socialización. El grupo de investigadores ha tratado de entender la conexión entre design del puesto de trabajo y la eficacia del trabajo en estas cuatro modalidades.
De los resultados del estudio se esperaba tener la confirmación que la “colaboración” (entendida como trabajo en equipo) ha sido un signo distintivo del trabajo moderno. Se esperaba encontrar las pruebas del rol clave que juega la socialización en el lugar de trabajo y su conexión con la construcción de relaciones y del compartir conocimiento. Se trataba de demostrar que el “aprendizaje compartido” es una parte vital del trabajo hoy día.
En efecto, se han encontrado datos estadísticos que sostienen estas tendencias. Lo que no se esperaba encontrar eran las pruebas que la eficacia de la colaboración, aprendizaje y socialización sufren dramáticamente cuando la capacidad de focalización (concentración) disminuye.
Las implicaciones para la correcta proyección de los ambientes en los espacios de trabajo son, por tanto, muy profundas. Queda claro que oportunas soluciones ergonómicas que favorezcan la focalización son el fundamento de un ambiente de trabajo eficaz. Esto significa que, también aquí, el elemento más importante y sobre el que debe girar cualquier cambio es el individuo. Las personas se concentran en modo diverso y, de consecuencia, las soluciones para una empresa tienen que tener en cuenta todos estos elementos, de manera que ayuden a optimizar las capacidades de concentración de cada uno. Para mejorar, sea tanto la colaboración como la concentración, se necesita inventar un espacio de trabajo que ofrezca un espectro de soluciones para las áreas de trabajo principal, proponiendo otros espacios complementarios para colaborar, socializar, aprender o pensar. Conceptos que recorren la natural evolución de un pensamiento que pone al individuo al centro del universo laboral.
El buen trabajo y el trabajo en equipo es un tema organizativo y de cultura de empresa que no podemos confundir con el espacio colectivo. Sin embargo, todo ayuda.
El mundo laboral está cambiando constantemente y a una gran velocidad, por eso es importante intuir y comprender anticipadamente cuales son las mejores tendencias para ya y para el futuro. Por tanto, todos los cambios que hagamos en nuestras empresas tienen que tener en cuenta que, cada vez más, las empresas de éxito adoptarán, gracias a las nuevas tecnologías, instrumentos de colaboración para reducir distancias y diferencias temporales con otros partner, proveedores y clientes esparcidos por el mundo. El video sustituirá, cada vez más, al mail y al chat. Los ambientes de trabajo evolucionarán porque cambian las exigencias, los team, las jerarquías y con esos cambios, necesariamente, los ambientes de trabajo; no solo creándose “Open Space” que sustituya los viejos despachos, sino que se irá hacia una mayor libertad, mayor flexibilidad y espacios digitalizados. Según algunas previsiones, en 2018 habrá dos mil cuatrocientos millones de Smartphones activos en el mundo que permitirán comunicar, colaborar y ser productivos en movimiento accediendo a toll y documentos on-the-go. Las pymes se orientarán, cada vez más, hacia el cloud. No solamente documentos en la “nube” sino también VoIP y aplicaciones para las comunicaciones basadas en cloud penetrarán en los hábitos de trabajo de la realidad productiva del tejido empresarial. Cada vez se encontrarán en el mercado más soluciones browser-based. Sobre todo, las pymes se apuntarán a soluciones sencillas como las basadas en un browser Web. También, el modo de reunirse cambiará gracias a los nuevos instrumentos de colaboración y comunicación. No serán necesarios grandes viajes o pérdidas de tiempo que serán sustituidos por reuniones on-the-go, videoconferencias, streaming y otras soluciones video.
El ambiente en el que vivimos influye sobre la calidad de vida y esto vale también para el ambiente de trabajo.
En los lugares en los que trabajamos transcurrimos la mayor parte del día y, por eso, es importante garantizar bienestar y confort.
En los años 70 se empezó a hablar del “síndrome de la oficina enferma” como referencia de esas consecuencias que sufren las personas que trabajan en ambientes cerrados y oscuros. No se trata por tanto solamente de estética sino, sobre todo, de bienestar psicofísico.
En Informaria hemos sido conscientes de estos cambios y necesidades y llevamos tiempo reorganizándonos y poniéndonos al día. Los beneficios son indiscutibles.
Manuel Bellido