Entrevistas

Miguel Rivas Zapata, director comercial Empresas de IAT. La entrevista

posted by @mbellido 8 septiembre 2015

El “arte” de la gestión de las operaciones industriales

Manuel Bellido: ¿Qué se entiende por operaciones industriales?

Miguel Rivas: Las operaciones industriales son el conjunto de actividades que es necesario ejecutar en una industria para que se entregue un pedido a un cliente con un plazo, precio y calidad previamente pactados. Así, por ejemplo, la actividad de capacitación de un operario, aun siendo necesaria -y muy crítica- para la correcta implantación y ejecución de sus tareas, no formaría parte propiamente de las operaciones industriales, ya que no es algo que haya que ejecutar cada vez que se entregue un pedido a un cliente.

Manuel Bellido:¿Qué tipo de actividades podríamos asociar a las operaciones industriales?

Miguel Rivas: Las operaciones industriales las agrupamos en los siguientes tipos: Planificación de la Producción, Compras y Aprovisionamiento, Recepción y Almacenamiento de materias primas y materiales, Movimientos internos de materias primas y materiales, Producción, Control de Calidad de Proceso y de Producto, Identificación de las materias primas, materiales, productos intermedios y terminados, Movimientos internos y Almacenamiento de productos intermedios y terminados, Expedición de productos terminados. El factor común a cualquiera de estas actividades es que son ejecutadas diariamente de manera irremediable para la entrega de pedidos. Un aspecto relevante para una gestión eficiente de estas actividades es que necesitan el conocimiento en tiempo real de lo que está ocurriendo en el día a día.

Manuel Bellido: ¿Qué otro tipo de actividades en una industria son complementarias a las operaciones?

Miguel Rivas: Como actividades complementarias a las operaciones industriales se consideran las Actividades de Gestión Económica/Financiación, las Actividades de Marketing y Comunicación, las Actividades para conseguir Ventas, las Actividades de Gestión de los RRHH, las Actividades de Ingeniería y/o Industrialización de nuevos productos, las Actividades de I+D de nuevos productos, las Actividades de Gestión de los Sistemas de Información… Todas estas actividades tienen un objetivo común de apoyo a las operaciones industriales, y normalmente no tienen la perentoriedad de funcionar en tiempo real. Son actividades que se ejecutan normalmente para obtener resultados a medio/largo plazo.

Manuel Bellido: Una vez centrado el alcance de las operaciones industriales, ¿cómo pueden ser gestionadas?

Miguel Rivas: Gestionar algo implica la consecución de unos resultados previamente determinados, a partir de la existencia de unos recursos que, llevado al terreno de las operaciones industriales, pueden ser de 4 tipos: Materias Primas y Materiales; Infraestructura Operacional, Personas; y Conocimiento. Sobre cada uno de esos tipos de operaciones la industria puede tomar unas decisiones u otras, en función de las cuales se consiguen unos resultados u otros. Es el “arte” de la gestión de las operaciones industriales, en el que trabajamos desde IAT día a día y codo con codo con las empresas.

Manuel Bellido: ¿Cómo se gestionan las materias primas y materiales?

Miguel Rivas: Primeramente, hay que decir que la diferencia existente entre las materias primas y los materiales es que las primeras son materias que tienen un nulo o bajo proceso de transformación industrial, mientras que los materiales se considera que tienen un alto grado de transformación previa. En ambos casos, son materias que se incorporan como elemento de entrada (al inicio, en fases intermedias o al final) en el proceso productivo de la industria. Una buena o mala gestión de las materias primas o materiales está relacionada con su precio de compra, con su calidad real, con la fecha de entrada en los almacenes, con la cantidad de existencia del mismo en los almacenes, con el tiempo de llegada al lugar de consumo, con sus condiciones de almacenamiento, con su forma de identificación, con el tiempo necesario para su disposición…

Manuel Bellido: ¿Cómo se gestiona la infraestructura operacional?

Miguel Rivas: Se entiende por infraestructura operacional toda aquella maquinaria, instalaciones y consumibles que sirve para ejecutar las operaciones industriales. Una buena o mala gestión de la infraestructura operacional está relacionada con su precio de compra, con la calidad producida, con las horas de disponibilidad, con el tiempo necesario para llevar a cabo las operaciones, con la versatilidad en sus condiciones de funcionamiento, con su facilidad para la identificación de su operación, con el tiempo necesario para su puesta en marcha, con el coste energético por unidad de producto, con el coste de mantenimiento por unidad de producto…

Manuel Bellido: ¿Cómo se gestionan las personas que intervienen en las operaciones industriales?

Miguel Rivas: Una buena o mala gestión de las personas está relacionada tanto con sus condiciones laborales como con la forma de optimizar y desarrollar sus capacidades, es decir, de dirigirlas, motivarlas y desarrollarlas. Tanto una como otra están interrelacionadas y afectan a los comportamientos (adecuados o no) tanto de mandos como de equipos de trabajo. En este nuevo escenario en el que nos encontramos debemos tener en cuenta las personas (todas) son los verdaderos aliados estratégicos de las organizaciones para lograr la máxima eficiencia operacional.

Manuel Bellido: ¿Cómo se gestiona el conocimiento?

Miguel Rivas: Se entiende por conocimiento toda aquella información de valor necesaria para ejecutar en tiempo, con calidad y al mínimo coste las operaciones industriales, así como toda aquella información obtenida de la ejecución de las operaciones industriales, que nos permite identificar y trazar las materias primas, materiales, productos intermedios y terminados que fluyen por la industria, con la infraestructura operacional y con las personas que intervienen en las diferentes operaciones industriales. El flujo de conocimiento debe estar trazado/asociado en todo momento con el flujo de materias primas, materiales, productos intermedios y terminados. Hoy en día este conocimiento debe estar soportado en infraestructuras basadas en las tecnologías de la información y comunicación para poder gestionarlo en “tiempo real”. En la gestión del conocimiento intervienen dos grandes aspectos: la infraestructura de soporte y la propia gestión del conocimiento. Respecto a la infraestructura de soporte, ya lo hemos comentado. Respecto a la propia gestión del conocimiento se trata de establecer prácticas y sistemáticas que aseguren que se utiliza el conocimiento disponible (captura), se aplica, generando nuevo conocimiento que a su vez es capturado para sucesivas aplicaciones. Todo ello teniendo en cuenta el tiempo empleado en la captura del conocimiento, calidad/utilidad del conocimiento capturado, coste asociado a la sistemática de captura del conocimiento, cantidad de conocimiento capturado, facilidad de análisis del conocimiento capturado, facilidad de traza con el flujo de materias primas, materiales, productos intermedios y terminados…

Manuel Bellido: ¿La industria es eficiente gestionando sus operaciones?

Miguel Rivas: Pues depende del sector industrial del que estemos hablando. Como todo en la vida, depende de cuál haya sido el problema más acuciante a resolver en ese tipo de industria. Si se trata de una industria donde el aspecto clave es la venta del producto, o la capacidad para captar recursos financieros, las operaciones suelen estar más abandonadas en cuanto a inversiones para su puesta a punto. En otros casos, es el ritmo de evolución tecnológica productiva, la edad media de las personas trabajadoras o lo que haga la competencia, lo que hace que aunque las operaciones sean relevantes, sea una industria más o menos eficiente. En términos generales, el 60% del tiempo empleado en las operaciones industriales no añaden valor al producto ni es necesario que sean realizadas. ¡Vaya si hay margen para tener operaciones más eficientes!

Manuel Bellido: ¿Qué tipo de pérdidas en las operaciones hacen que la industria tenga poca eficiencia operacional?

Miguel Rivas: Los diferentes tipos de pérdidas asociadas a las operaciones industriales pueden ser:

-Por excesivo movimiento interno de materias primas, materiales, productos intermedios y terminados, que no aportan ningún valor al producto. Más bien al contrario, pueden acarrear pérdidas de tiempo, sobrecostes y posible pérdida de calidad por la mayor probabilidad de producirse deterioros.

-Por fallos y retrabajos en los productos fabricados, ya que influyen en un mayor coste operativo, mayor tiempo empleado y, seguramente, es un indicador de la mayor probabilidad de que se escapen productos de baja calidad.

-Por excesivo inventario de materias primas, materiales, productos intermedios y terminados, que nos produce costes financieros y de ocupación que puede conllevar incremento de tiempos operativos.

-Por excesivas esperas en las cabeceras de las diferentes operaciones por falta de aprovisionamiento, cambios de utillaje o recursos, que se puede transformar en incumplimientos de plazo de entrega y sobrecostes por falta de aprovechamiento de recursos.

-Por sobreprocesos, al hacerse varias actividades en paralelo -contradictorias en muchos casos-, que producen mayores tiempos y costes operacionales cuanto menos.

-Por elevado número de movimientos innecesarios de los operarios, que redundan en pérdidas de tiempo, y por tanto de sobrecoste, así como en una más rápida falta de atención que puede influir en la calidad de lo producido.

-Por sobreproducción, que acarrea mayor coste de inventario, pérdida de oportunidad de fabricar otros productos, y que puede llevar a incumplimiento de plazos de entrega.

Manuel Bellido: ¿Por dónde habría que empezar para conseguir mejoras en la eficiencia operacional?

Miguel Rivas: El primer paso para mejorar la eficiencia operacional de una industria es hacer un análisis del funcionamiento de las operaciones a mejorar. Se ejecuta a dos niveles: respecto a los Flujos de materias primas, materiales, productos intermedios o terminados, y respecto a los Flujos de Conocimiento. La herramienta que utilizamos en IAT para trabajar con nuestras industrias clientes es el VSM – Value Stream Mapping. Con ellos, conseguimos una primera fotografía de los flujos de materiales y conocimiento (en paralelo) para saber cómo se está funcionando en la actualidad y donde están localizadas las 7 pérdidas descritas anteriormente. Una vez hecho el análisis, estudiamos cómo eliminar las pérdidas identificadas y visualizamos la solución con el VSM final.

Manuel Bellido: ¿Cómo se materializan esas mejoras en la eficiencia operacional?

Miguel Rivas: Se materializan modificando en la realidad los flujos de materiales y de conocimiento, incorporando o eliminando infraestructura operacional, capacitando a las personas que intervienen o intervendrán en las operaciones modificadas, y modificando, eliminando o incorporando las tecnologías de información y comunicación necesarias para la implementación de las nuevas formas de funcionamiento.

Manuel Bellido: ¿Qué dificultades existen en la industria para modificar o incorporar nuevas operativas soportadas en tecnologías de la información y la comunicación?

Miguel Rivas: Fundamentalmente son dos. La primera está ligada a un exceso de celo a la hora de incorporar tecnologías de la información y comunicación, es decir, a querer incorporar determinados aplicativos sí o sí, sin tener en cuenta la dinámica de flujos de materiales y de conocimiento que queremos implementar. Primero, hay que saber cómo queremos funcionar y después debemos de elegir el aplicativo que mejor se adapte a esa dinámica de funcionamiento. Muchas veces parece que se tiene claro el aplicativo que se va a implementar, pero no se analiza previamente si es factible su utilización, o si las adaptaciones que hay que hacer serán muy costosas. La segunda dificultad está ligada al miedo por parte de la industria, en la mayoría de las veces por parte del responsable de los sistemas de información, a integrar diferentes aplicativos. Hoy en día estamos abocados a la utilización de diferentes aplicativos especializados en ejecutar eficientemente determinadas operaciones, por lo que la integración entre aplicativos debe de verse como algo natural y que, si se hace correctamente, no debe de producir problemas.

Manuel Bellido: ¿Y qué dificultades ven en las personas para modificar o incorporar nuevas operativas?

Miguel Rivas: Pues en muchos casos existen muchos recelos por parte de las direcciones industriales; es más, no se llegan a acometer inversiones de mejora por la dificultad que pueda ocasionar la utilización de la nueva infraestructura operacional por parte de las personas operadoras. Seguramente está justificado por experiencias previas que se han tenido. Para este aspecto en IAT estamos convencidos de dos cosas: la necesidad de hacer un diseño de flujos de materiales y conocimiento lo más sencillo posible, para que facilite la comprensión del funcionamiento a cualquier operador novel; y la convicción de que cualquier persona con conocimiento de causa de lo que hace y por qué se hace, estará más implicada en las nuevas operativas y será capaz de asimilar la tecnología que finalmente se utilice.

 Manuel Bellido

IAT

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